Bien que posséder une entreprise de cannabis semble glamour, il y a certains éléments que personne n’attend avec impatience. Les inspections et les licences sont l’un de ces domaines, souvent criblés de paperasserie et de paperasse peu pratique. Cependant, sans le monde merveilleux des inspections, l’industrie légale du cannabis serait un monde dangereux, sale et peu fiable – en particulier pour les consommateurs.
Étant donné que le processus d’inspection est inévitable, quelles sont les principales considérations lors de la préparation de la visite d’un inspecteur? Bien que chaque État ait ses propres normes, il existe quelques points communs partagés par la plupart des juridictions.
Premièrement, sachez que c’est une pratique courante pour une entreprise de cannabis de travailler avec une variété d’inspecteurs et de vérificateurs. Des entités telles que l’Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA), l’organisme d’agrément de l’État, les compagnies d’assurance, l’Agence de protection de l’environnement (EPA), les pompiers, les inspecteurs en bâtiment, le département du travail et bien d’autres ont tous des problèmes de conformité qui ont un impact sur votre procédures d’exploitation.
Première étape: suivre une approche des systèmes qualité. Cela se compose de trois parties: conception, exécution et contrôle. Concevez votre système qualité en déterminant ce qui est le plus important pour les opérations de votre entreprise. Exécuter en prenant ces aspects importants et en les traduisant en objectifs concrets pour le personnel. Enfin, surveillez et contrôlez la manière dont ces opérations sont effectuées, garantissant la qualité et la conformité de votre entreprise.
Deuxième étape: créer un système de conformité. Il existe une variété de systèmes de conformité disponibles. Que vous utilisiez Metrc, MJ Freeway ou BioTrack, les systèmes automatisés suivent votre produit de la graine à la vente, génèrent des rapports et vous aident avec l’inventaire, les taxes, la paie, etc.
Troisième étape: tout documenter. Pour paraphraser Alex Jason (contributeur fréquent à l’émission télévisée Mythbusters), la seule différence entre la foutue et la science est de l’écrire. Une documentation appropriée et approfondie garantit qu’en cas d’audit, vous avez tout écrit et prêt pour examen.
Quatrième étape: développez une relation transparente avec votre banque. Votre institution bancaire doit être au courant des relations avec les employés, des révisions de la réglementation fédérale et des développements législatifs proposés. Cela aide à protéger votre banque contre les changements soudains et augmente la probabilité qu’elle continue à offrir ses services à l’industrie du cannabis.
Cinquième étape: sachez ce qu’il y a sur vos étiquettes et justifiez leur validité. Si vous avez des tests indiquant que les produits d’un lot spécifique ont un certain profil chimique, classez ces résultats de test. De cette façon, si un client ou un régulateur découvre plus tard une inexactitude, vous disposez d’une vérification par un tiers de vos réclamations.
Il y a plusieurs pièces clés de la documentation à avoir en place avant de planifier une inspection. Compilez ou mettez à jour les éléments suivants avant le jour de l’inspection: un manuel d’assurance qualité, des procédures opérationnelles standard, des curriculum vitae pour tout le personnel et un résumé de validation. Sans ceux-ci, une inspection sur place ne peut pas se produire.
Les inspecteurs doivent également savoir que certains plans sont en place, tels qu’un plan de sécurité, un plan directeur de fabrication et de qualité des produits, un plan de contrôle des stocks, un schéma des locaux, des procédures du personnel et un plan de gestion des déchets. Ces zones doivent être clairement définies et disponibles pour examen par l’inspecteur.
Bien entendu, ce ne sont là que la pointe de l’iceberg d’inspection. Comme le site Web du gouvernement de Denver nous le rappelle gentiment, avant toute inspection, «les entreprises sont encouragées à consulter un avocat privé et un sous-traitant agréé pour garantir le respect total des réglementations nationales et locales.»